★★★☆☆

テンプレートの話に入る前に、
何のための効率化か？を考えよう。

パレートの法則のように、自分が生み出す仕事の価値の8割方は、
2割くらいの仕事から来ているのではないだろうか？
(この本では75%となっているが、同じようなもの)

そうだとすると、残りの8割の仕事は、
いかに素早くミスなく片付け、
自分が価値を出せる仕事に集中できるか、
という勝負になる。

つまり、テンプレート化とは、
「自分が得意で強みを生かせることに、
集中力する時間を確保するため」
のものだと私は理解し、とても共感した。

「どうでもいい仕事をいかにすばらしく遂行しても、
どうでもいい仕事であることは変わりない。」
とも、どこかで読んだ気がする。
そうなんですよね。

テンプレート化するかを考える時の流れは以下の通り。

1. 自分自身のコア・コンピタンスを明確にする
2. 無くせる仕事を見つける
3. 依頼できる仕事を見つける
4. 優先順位をつける
5. 効率化できる仕事を見つける

○ポイント
埋める部分は黒塗りの記号を使う(●や■)

○手順

1. 5W2Hで目的を明確化
2. 時系列あるいは大分類、中分類、小分類で分類
3. チェックリストやマニュアル化し、知見やコツを盛り込む

テンプレートはEXCEL,PowerPoint,Word,テキストなどで保存する。
過去のファイルの上書きではなく、テンプレートとして。

また、テンプレートの数が増えてきたら、
保存場所の階層化も考える。

他にも色々なネタが書かれていた。
以下は私がメモしたところ。
達人のショートカット使用率は相当高いですよね。

○ショートカット

• PowerPoint
  「Ctrl+Shift+>」でフォント大きく、<で小さく
• Excel
  「Ctrl+PageDown」で次のシート、PageUpで前のシート
  「Ctrl+Home」でA1のセルに移動

○メール
署名に、よく使う文面まで入れておく

他にも、実際に使用されているテンプレート、
チェックリストが紹介されているのだが、
すばらしい。よくぞここまで。

テンプレートは、何も自分で一から作り上げる必要はない。
作りたい資料や書類に
「テンプレート」「雛形」を加えて検索すると、
かなり色々見つけることができる。

先人の知恵は、感謝とともに活用させてもらうに限る。
車輪の再発明、もったいない！
オススメ度は★3つです。

関連：

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